Sťažnosť môže byť podaná elektronicky na e-mailovú adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript., alebo písomne formou listu. Sťažnosť môže byť zaslaná dvojjazyčne a to v slovenskom a nemeckom jazyku, alebo len v anglickom jazyku. Ak je odoslaná v elektronickej podobe, obsahuje aj sken sprievodného listu podpísaného štatutárnym zástupcom sťažovateľa. Sťažnosť musí obsahovať nasledujúce náležitosti:
- Meno zástupcu a názov inštitúcie - odosielateľa sťažnosti,
- názov inštitúcie, ktorej je sťažnosť adresovaná,
- kód žiadosti/projektu, názov projektu alebo akronym,
- jasne uvedené dôvody sťažnosti,
- na aké nedostatky sťažnosť poukazuje,
- požadované riešenie (čoho sa sťažovateľ domáha),
- akékoľvek podporné dokumenty.
Sťažnosti, ktoré nebudú v súlade s týmito požiadavkami, nemôžu byť efektívne vyriešené. Prijatie sťažnosti, vrátane prípadného požadovania doplňujúcich informácií, bude oznámené RO / SpS do 7 kalendárnych dní od prijatia správy.